如何策划会议活动？6个步骤轻松搞定全程安排

前几天公司老板突然给我扔了个任务，说要开个部门年会，让我这个新人来策划。我当时就懵了，从小到大我都没弄过这种活动，心里直打鼓。

我先是回想下以前参加的会议，啥都乱糟糟的，不是迟到就是设备坏了。我就想，这玩意儿得从头规划，不然准出事。于是我开始琢磨怎么把这会议搞得顺溜点。

第一步：想清楚要干啥

我找了个安静角落坐下来，拿张白纸画圈圈。老板说年会嘛目的是让大家放松点，顺便聊聊明年计划。我就定了俩目标：一是不让大伙儿干站着无聊，二是把预算控在5000块以内，别超了挨骂。

我记得上回一个同事搞活动，没目标瞎花一堆钱，结果被老板批了一顿。我可不想这么惨，所以就提前列了个单子：吃饭、游戏、讲话环节都得备上。

第二步：算算口袋里的钱

钱的事儿最头疼！我先翻了公司给的预算表，有3000块现金，还能报销2000块。这数字听着不多，我得精打细算。

• 场地租金：问了几个地方，找个便宜点的会议室，800块搞定
• 吃喝：订了个小饭馆，十个人一桌饭，一桌300块，三桌就900块
• 游戏道具：买了些纸牌和气球，花了50块

算下来还剩1250块，我就留个机动钱，万一出岔子还能用上。

第三步：找个好地方

跑了一圈本地，试了几家店。有家火锅店楼上有个空屋子，老板好说话，能免费给我们用，前提是订他们的饭。我乐坏了，这不省了不少钱嘛当场就定下来。

我还检查了设备：投影仪、音箱都试试。结果发现音箱坏了，老板答应修好前给我换新的。嘿要不是提前看，准耽误事。

第四步：拉大伙儿来开会

邀请人这个活儿看着简单，真动手才知道费劲。我先是群发了微信消息，结果一半人没理我。我急得上火，只好一个个私聊打电话。

重点提醒：提前三天发通知，别等一天。我还做了个小签到表，免得到场了乱哄哄的数不清人头。

第五步：把东西备全

物料买得乱七八糟，我把单子理了理：会议资料打印、游戏奖品（买了几包零食）、还有备用笔和纸。

最搞笑的是打印店老板忘了我订单，我直接冲过去催，差点跟他吵起来。后来人家赶工给我弄好了，我可算松了口气。

第六步：现场别搞砸

当天我起了个大早，跑到场地布置。放好资料、调好设备，然后盯紧每个环节。

• 开场讲话：我掐着表，只让老板讲十分钟，超了我就给信号
• 游戏时间：大伙儿玩纸牌时爆笑不停，气氛活了
• 收尾环节：让每个人提个小建议，写纸上我收集

过程挺顺的，只有一次投影仪黑屏，我赶紧换上备用插头修好了。

完事儿后我累得够呛，但看到大伙儿笑嘻嘻说“明年还让你弄”，我就觉得值了。收集的建议里，大家都说比上回强多了，预算也没超，还剩了200块给团队当零食奖金。这事儿教会我：规划好了，啥会议都能轻松搞定。