分享会活动策划怎么避坑？资深专家教你这4个注意事项！

今儿个必须跟大伙儿好好叨叨分享会策划这事儿！我是真踩过不少坑，全是血泪教训。

我的第一次“翻车”现场

记得那会儿，部门头一回让我牵头搞个内部经验分享会，想着不就是把大家叫一块儿说说话嘛我就傻乎乎直接在群里喊：“大伙儿有啥想听的？随便聊哈！” 结果惨了！

• 有人说想听技术干货；
• 有人问能不能讲讲项目管理技巧；
• 还有人提想聊聊职场沟通……

好家伙，这主题散的，八竿子打不着！到了现场，讲的人懵圈，不知道重点在哪；听的人，感觉一半内容都跟自己没关系，玩手机的玩手机，溜号的溜号，场面一度十分尴尬。我搁边上站着，恨不得找个地缝钻进去！ 打那以后我就懂了，活动策划第一步，主题不明确，等于瞎胡闹！ 必须提前跟领导、同事沟通好几轮，把这回分享到底要解决啥问题、给谁听的、范围在哪，掰扯得明明白白才行。

差点被投影仪给坑死！

第二次我学精了，主题定了“新系统使用技巧分享”。场地就定在我们常用的会议室，平时周会都在这儿开，心想着肯定没问题？临开场前半小时，拉上主讲同事一起测试。点开PPT一看，完犊子！

那投影仪投出来的颜色，花得跟抽象画似的，字全糊成一片！试了好几条转换线，折腾了一身汗，还是不行！把负责IT的老张急吼吼叫来，他也搞不定，推测是投影仪某个接口接触不良了。眼瞅着开场时间快到了，一屋子人眼巴巴等着！那叫一个火烧眉毛！

没办法，我赶紧让大家掏出手机或笔记本，用共享屏幕的方式，几十号人挤在一台小笔记本前面看，后排的同事直喊看不清。打那以后，我可长记性了：场地设备不能想 哪怕是平时用惯的地儿，也得提前大半天甚至一天，自己亲自去把所有环节都走一遍：

• 投影仪插线行不行？清晰度够不够？
• 话筒有没有杂音？电池电量足不足？
• 网络能不能支撑共享屏幕？
• 甚至连空调会不会突然抽风都得检查！

这就是教训！必须当甲方爸爸那种挑剔劲儿来验收场地！

讲嗨了收不住，可害苦了听众

后来又策划过一次跨部门分享，请了位技术大牛讲个框架应用。提前沟通的时候，大牛拍胸脯保证内容精炼，一个半小时搞定。我一看大牛亲自操刀，感觉稳了，流程就简单排了下：开场几分钟，讲一小时多点，留一刻钟Q&A，收工。

结果？大牛讲high了！内容确实硬核，但讲着讲着就发散开去，深入剖析各种技术细节。眼瞅着讲完主体内容已经超时半小时了，他还没停下来的意思！原定的Q&A时间被压缩得可怜，后面排着要用会议室的下波同事已经在门口探头探脑好几次了。有些急着去办事的同事，那真是坐立不安，如坐针毡。活动结束后，我就收到好几个私信委婉吐槽时间把控问题。这让我意识到：讲流程时间，不能光信主讲人一面之词！ 必须：

• 要求主讲人彩排，掐着表过一遍；
• 流程表要写得明明白白，开场、演讲、互动、结束每个环节精确到分钟；
• 现场安排专人（最好是我自己或者指定个靠谱同事）当“计时官”，感觉时间差不多的时候，就得给主讲人打手势或者写纸条提醒！绝不能不好意思！

流程不控死，时间就给你死看。

最怕空气突然安静…

还有一回策划个面向新员工的小型分享会，请一位老同事讲工作经验。这位老同事是业务专家，但不太擅长讲话。我怕他冷场，提前琢磨了个“互动高招”——打算随机点名提问！结果……真翻车了！

当他讲到某个技术点，现场有点冷，我立刻点了前排一个刚入职不久、看起来很腼腆的小姑娘提问。结果这姑娘明显没准备，脸唰一下就红了，站起来支支吾吾半天，头快埋到桌子底下去了。那场面，瞬间比不互动时还要冷十倍！简直尴尬到脚趾抠地！

这事可把我心疼坏了，也让我明白了：互动不是想搞就能搞的！

• 得看内容性质，有些技术分享硬塞互动反而不自然；
• 即使要互动，也要提前跟主讲人商量好方式，是举手发言，还是用线上匿名弹幕提问（这个后来我常用，效果不错）；
• 如果要点名提问，要么事先和分享嘉宾商量好提什么问题、大概点谁；
• 更稳妥的是提前物色一两个活跃分子或者内容相关者沟通做个“托儿”（非贬义），关键时刻能接住话茬就行！

绝不能搞突然袭击，太容易翻车了！

说实话，搞分享会活动，真没有想象中那么简单！核心就是把这四个坑盯死了：主题不清晰、设备出岔子、流程拖沓、互动硬凹。只要把这四关把住了，活动基本就成功一大半了！我现在每次搞活动，就靠这些惨痛教训给自己提神，不敢再马虎！